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Asistencia Técnica para la elaboración de un plan de acción para la mejora de los procesos internos de la Secretaría Ejecutiva del CEPREDENAC

  1. Asistencia Técnica para la elaboración de un plan de acción para la mejora de los procesos internos de la Secretaría Ejecutiva del CEPREDENAC

Actividad previa a definir el proceso para la investigación académica que permita identificar puntos de susceptibilidad de multiamenazas

Presencial en Guatemala

  • Actividad 3.3 Asistencia Técnica para desarrollar proceso de investigación académica para identificar puntos de susceptibilidad de multiamenazas
  • Proyecto: «Fortalecimiento de las capacidades para responder a crisis humanitarias y desastres de los Sistemas Nacionales de Protección Civil, con énfasis en riesgo urbano», auspiciado por USAID/BHA
  1. Contexto

El Centro de Coordinación para la Prevención de los Desastres en América Central y República Dominicana (CEPREDENAC) es una Secretaría especializada que forma parte del Sistema de la Integración Centroamericana (SICA). Su mandato principal es coordinar esfuerzos y estrategias regionales para la reducción de la vulnerabilidad, la prevención, la adaptación y la mitigación de desastres, contribuyendo a la transformación y desarrollo sostenible de la región.

CEPREDENAC trabaja en estrecha colaboración con los sistemas nacionales de gestión integral del riesgo de desastres y protección civil de Guatemala, El Salvador, Honduras, Nicaragua, Costa Rica, Panamá y República Dominicana. Este esfuerzo conjunto tiene como objetivo fortalecer la capacidad de la región para enfrentar el cambio climático, reducir el impacto de los desastres y promover una mayor resiliencia en sus poblaciones y ecosistemas.

Como parte de sus compromisos con el pilar del SICA enfocado en cambio climático y gestión integral del riesgo, CEPREDENAC impulsa políticas y estrategias regionales orientadas a disminuir la vulnerabilidad de los países miembros. Para lograr esto, la institución reconoce la necesidad de contar con procesos claros, actualizados y alineados con sus objetivos estratégicos, asegurando así una operación más eficiente y efectiva.

La implementación de un sistema de gestión de calidad basado en las Normas ISO 9001 es una necesidad que la Secretaría Ejecutiva del CEPREDENAC refleja como parte de su fortalecimiento de capacidades para la efectiva rendición de cuentas y acompañamiento efectivo a los países miembros. Por lo que se espera diseñar e implementar de manera gradual un sistema de gestión de la calidad con los recursos humanos y financieros disponibles, haciéndolo madurar en el tiempo, haciendo revisiones continuas de los procesos para identificar las oportunidades para mejorar el desempeño general del CEPREDENAC.

Las normas ISO contribuyen a que el desarrollo, la producción y el suministro de bienes y servicios sean más eficaces, seguros y transparentes. Debido a estas normas, los intercambios comerciales entre países son más fáciles y justos. Proporcionan a los gobiernos un fundamento técnico para la legislación en materia de salud, seguridad y medio ambiente, también contribuyen a la transferencia de tecnología a los países en vías de desarrollo y, además, sirven para proteger a los consumidores y usuarios en general, ante cualquier problema surgido de un producto o servicio, haciéndoles la vida más sencilla.

En ese sentido, se considera fundamental realizar un diagnóstico integral del estado actual de los procesos en todas las áreas que conforman CEPREDENAC (técnicos, administrativos y financieros) identificando las áreas de mejora, optimizar los procedimientos existentes y garantizar que estén alineados con las mejores prácticas internacionales y los objetivos estratégicos de la institución a fin de avanzar con propuestas que nos lleven a la mejora de la calidad a través de las normas ISO.

El resultado de esta consultoría será un plan de acción estructurado, acompañado de una hoja de ruta que defina las prioridades y las oportunidades de mejora en todos los ámbitos estableciendo las prioridades para avanzar hacia la obtención ISO. Asimismo, incluirá la creación y actualización de los manuales de procesos para todas las áreas de la organización, promoviendo la estandarización y la eficiencia operativa, con un enfoque integral y sostenible.

Esta iniciativa fortalecerá la capacidad institucional de CEPREDENAC para responder de manera efectiva a los desafíos de la región, consolidando su rol como líder en la coordinación para la gestión del riesgo de desastres y la adaptación al cambio climático en América Central y República Dominicana para brindar un mejor servicio a sus países miembros y en la coordinación con las instancias nacionales e internacionales socias.

     2. Justificación

El CEPREDENAC tiene como uno de sus objetivos fortalecer los procesos técnicos, administrativos y financieros, así como su cultura de rendición de cuentas y asegurar una buena participación de actores de la sociedad civil y de la iniciativa privada en los procesos de reducción del riesgo de desastres. Para ello, se necesita desarrollar un Diagnóstico de la situación de los procesos del CEPREDENAC, así como un Plan de acción que indique los pasos a seguir para cumplir con los requerimientos para realizar un proceso de certificación ISO 9001:2015, determinar sus avances por fases o etapas que se puedan proponer. Además, debe identificar las necesidades y brechas con respecto a los procesos y los manuales de la organización, e identificar las capacidades y competencias del personal actual, eficiencia en los procesos, necesidades de formación y desarrollo y adecuación de la estructura organizacional frente a los retos actuales y futuros de la Secretaría, proponiendo soluciones que acompañen a la mejora de la calidad basada en estándares internacionales.

La Secretaría Ejecutiva del CEPREDENAC como órgano operativo, busca fortalecer sus capacidades para brindar un servicio y acompañamiento a los países más eficiente y efectivo, mediante la

implementación de un plan de acción que permita identificar los procesos internos que requieren ser mejorados para lograr optimizar la forma de trabajo, alineado a realizar en un futuro un proceso de certificación ISO.

Esta consultoría corresponde a la primera fase del proceso de una certificación ISO.

       3. Objetivos

Objetivo General

Contratar un servicio especializado para realizar la fase inicia para la implementación de un Sistema de Gestión para la Certificación ISO 9001:2015.

        4. Alcances

El servicio debe identificar todo los requisitos necesarios para la aplicación de la norma ISO 2015:9001: Sistema de gestión de calidad.

        5.  Metodología

Para la contratación la persona o empresa deberá presentar propuesta técnica y económica para el alcance de los resultados. La propuesta técnica deberá contener no más de dos páginas donde indique la metodología a emplear, tiempos y alcance de los resultados, al final colocar la propuesta económica.

        6. Entregables

· Primer entregable: Diagnóstico de la situación del CEPREDENAC, ante un proceso de certificación ISO;

· Segundo entregable: Plan de Acción, que incluya un presupuesto estimado de lo que podría costar el proceso de certificación ISO para las áreas del CEPREDENAC;

· Tercer entregable: Presentación Ejecutiva, con el resumen de los resultados clave, presentado de manera clara y concisa para los altos directivos;

· Cuarto entregable: Informe final de la consultoría.

       7. Perfil de la Persona Individual o Empresa Consultora

· Experiencia comprobable en levantamiento y documentación de procesos

· Conocimientos en herramientas de mapeo de procesos

· Habilidades para trabajar con equipos multidisciplinarios

· Experiencia mínima de 5 años en consultoría organizacional

· Experiencia comprobable en procesos de certificación bajo los estándares de las Normas ISO, principalmente 9001:2015

· En caso de ser empresa debe de estar legalmente constituida

En caso de ser una empresa el proveedor designará a un responsable del proyecto responsable de su equipo técnico y quien servirá como punto principal de contacto durante la ejecución de la asignación. Para todos los asuntos técnicos y administrativos, el director de proyecto del proveedor responderá directamente al equipo contraparte de la Secretaría Ejecutiva del CEPREDENAC.

La revisión de las operaciones y procesos actuales deberán de realizarse de manera presencial según la necesidad que se determine en el momento.

      8. Duración del Proyecto

El proyecto tendrá una duración máxima de dos meses, comenzando el 1 de febrero de 2025 y finalizando el 31 de marzo de 2025.

      9. Condiciones Financieras

· Presentar una propuesta económica para la contratación, solo tomar en cuenta que no se realizarán pagos de anticipo, solo contra entrega.

      10. Supervisión y Evaluación

La supervisión del avance se realizará mediante reuniones semanales entre el consultor y la coordinación del proyecto, la gerente administrativa-financiera, la Asesoría Estratégica y el Secretario Ejecutivo del CEPREDENAC.

      11. Confidencialidad

El consultor se compromete a mantener la confidencialidad de toda la información obtenida durante el proyecto, tanto sobre los procesos internos de la empresa como sobre los datos de los empleados, y no divulgará ni utilizará dicha información para fines ajenos al proyecto.

     12. Propiedad de los Resultados

Todos los informes, materiales y documentos producidos durante el proyecto serán propiedad exclusiva del CEPREDENAC.

     13. Causales de Terminación del Contrato

El contrato podrá ser rescindido por cualquiera de las partes si se incumplen los términos establecidos en los TdR, si no se cumplen los plazos acordados o si se presentan razones de fuerza mayor que impidan la ejecución del proyecto.

     14. Presentación de propuestas

Los proveedores interesados deben remitir una Propuesta Técnica y una Propuesta Financiera a la
dirección electrónica aramirez@cepredenac.org con el asunto: Asistencia Técnica Regional para plan
de acción para la mejora de los procesos internos de la Secretaría Ejecutiva del CEPREDENAC. Fecha
límite: 31 de enero de 2025 a las 16:00pm.
Preguntas relacionadas con esta solicitud pueden enviarse a la dirección electrónica
avaldes@cepredenac.org a más tardar el 27 de enero de 2025 a las 16:00pm.

La Propuesta Técnica contendrá como mínimo:

  1. Información general de la empresa, incluyendo capacidades estructurales y de gestión.
  2. Un resumen de la experiencia general de la empresa, describiendo proyectos relevantes y capacitación a clientes. 
  3. Un resumen de experiencia específica de la empresa, indicando las herramientas utilizadas en un(los) proyecto(s) relevante(s) y describiendo las funcionalidades principales.
  4. Un resumen de experiencia específica de la empresa con respecto a los procesos de certificación para Normas ISO.
  5. Al menos dos cartas de referencia, de clientes pasados o actuales, sobre el trabajo de la empresa.
  6. Hoja de vida del Director de Proyecto propuesto.
  7. Datos del punto de contacto administrativo (si es distinto del Director de Proyecto).
  8. Descripción de la propuesta de trabajo, metodología de desarrollo y calendario tentativo.

La Propuesta Financiera es un desglose detallado de los costos unitarios de todos los costos reales (mano de obra, suministros e indirectos) necesarios para realizar las tareas y actividades identificadas en la propuesta técnica, estos deben estar expresados en US Dólares para el debido control con el departamento administrativo y financiero de la Secretaría Ejecutiva del CEPREDENAC.

Las políticas de la SE-CEPREDENAC no permiten que se incluyan contingencias, costos de financiamiento o pagos anticipados en sus contratos.

La SE-CEPREDENAC se reserva la posibilidad de negociar con los proveedores potenciales y/o acordar una modificación del alcance de la asignación para atender limitaciones presupuestarias o de tiempo.